Datenschutzerklärung

1. Worum geht es in dieser Datenschutzerklärung?

Datenschutz ist Vertrauenssache und Ihr Vertrauen ist uns wichtig. Obwohl wir den Umgang mit unseren Personendaten nicht geändert haben, informieren wir Sie gemäss den Vorgaben des Datenschutzgesetzes, wie wir mit den Personendaten unserer Versicherten, Destinatären und Mieter umgehen. Es ist uns ein Anliegen, dass Sie über die Bearbeitung Ihrer Personendaten umfassend informiert sind. Es ist uns wichtig, dass Sie verstehen:

• welche Personendaten wir über Sie bearbeiten;
• zu welchem Zweck wir Ihre Personendaten verwenden;
• wer Zugang zu Ihren Personendaten hat;
• wie lange wir Ihre Personendaten aufbewahren;
• was mit Ihren Personendaten nach Ablauf der Versicherungsdauer oder unserer Geschäftsbeziehung, resp. nach der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist geschieht.

Diese Datenschutzerklärung gilt für alle unsere Dienstleistungen und Aktivitäten, soweit wir Ihnen dafür nicht eigene Datenschutzerklärungen zur Verfügung stellen.

2. Wer ist für die Bearbeitung Ihrer Daten verantwortlich?

Für die Datenbearbeitungen nach dieser Datenschutzerklärung ist die nachfolgende Pensionskasse entweder allein oder zusammen mit anderen verantwortlich:

Pensionskasse der Zuger Kantonalbank
c/o Zuger Kantonalbank, Bahnhofstrasse 1, 6300 Zug

Für datenschutzrechtliche Anfragen können Sie uns wie folgt erreichen:
E-Mail-Adresse Datenschutzberaterin: pkzugerkb@libera.ch

3. Was sind «Personendaten» und was heisst «Bearbeitung»

Mit «Personendaten» sind Daten gemeint, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen, d.h. die Rückschlüsse auf deren Identität zulassen.

«Besonders schützenswerte Personendaten» sind Kategorien von Personendaten, die besonders heikel sind, weshalb deren Bearbeitung besonderen Anforderungen unterstehen kann. Als besonders schützenswerte Personendaten gelten z. B. Gesundheitsdaten und Daten über strafrechtliche oder verwaltungsrechtliche Sanktionen sowie über die soziale Hilfe.

In Ziff. 5 finden Sie Angaben zu den Daten, die wir im Rahmen dieser Datenschutzerklärung bearbeiten.

Mit «Bearbeiten» ist jeder Umgang mit Personendaten gemeint, insbesondere das Beschaffen, Speichern, Verwenden, Bekanntgeben und Löschen.

4. Wer ist von einer Datenbearbeitung durch uns betroffen?

Unsere Datenbearbeitungen können insbesondere die folgenden Personen («betroffene Personen») betreffen:

• Aktiv versicherte Personen, die bei einem uns angeschlossenen Arbeitgeber tätig und infolgedessen berufsvorsorgeversichert sind
• Personen, die Alters-, Invaliden- oder Hinterlassenenleistungen beziehen
• Drittpersonen, die mit denjenigen Personen, welche bei uns versichert sind, rechtlich verbunden sind
• Mieter unserer Liegenschaften
• Kontaktpersonen unserer Anschluss- und Geschäftspartner
• Anspruchsteller, haftpflichtige Personen und weitere Beteiligte
• Mitglieder unserer Organe

Bearbeiten wir Daten von Dritten, die wir durch Sie erhalten haben, gehen wir davon aus, dass die betroffene Person über die Datenbearbeitung durch uns, durch Sie informiert wurde und damit einverstanden ist.

5. Welche Daten bearbeiten wir über Sie, zu welchem Zweck und bei wem werden diese erhoben?

Je nach Anlass und Zweck bearbeiten wir unterschiedliche Daten aus unterschiedlichen Quellen.

Im Bereich der obligatorischen Vorsorge bearbeiten wir Personendaten ausschliesslich zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflicht. Im überobligatorischen Bereich richtet sich die Bearbeitung von Personendaten nach dem Vorsorgevertrag. Bewohnen Sie eine Liegenschaft von uns, so richtet sich der Zweck nach dem Mietvertrag.

Zum obgenannten Zweck bearbeiten wir vor allem die nachfolgend beschriebenen Kategorien von Daten, wobei diese Aufzählung nicht abschliessend ist. Wenn sich Daten im Laufe der Zeit ändern, bewahren wir neben dem aktuellen auch den früheren Stand auf.

Stammdaten

Als Stammdaten bezeichnen wir die Grunddaten, die wir für die Abwicklung unserer vertraglichen, gesetzlichen und sonstigen Beziehungen benötigen. Beispielsweise sind das: Name, Geschlecht, Adresse, Geburtsdatum, Zivilstand und Sozialversicherungsnummer von Versicherten, Destinatären und Mietern.

Die Stammdaten erhalten wir von Ihnen oder unseren Geschäftspartnern, die im Auftrag von uns tätig sind (beispielsweise Immobilienverwaltung).

Finanzdaten

Wir bearbeiten Lohndaten von den aktiv versicherten Personen, um vor allem die nachfolgenden Werte zu bestimmen:

• Beitragshöhe
• Einkaufspotential
• Leistungshöhe bei Risikofällen (Tod, Invalidität und Alter)
• Altersguthaben

Die Lohndaten werden uns von Ihrem Arbeitgeber übermittelt. Des Weiteren Bearbeiten wir für die Leistungsausrichtung Bankdaten sowie beispielswiese Einkäufe in die berufliche Vorsorge und Auszahlung von Austrittsleistungen. Diese Daten erhalten wir von Ihnen.

Gesundheitsdaten

Gemäss unseren reglementarischen Bestimmungen kann vor Eintritt in unsere Pensionskasse eine Gesundheitsprüfung für den überobligatorischen Bereich vorgesehen sein. Die dafür benötigten Angaben erhalten wir von Ihnen oder von unserem Vertrauensarzt.

Um die Leistungspflicht bei Invaliditätsfällen abzuklären, können wir Akten bei der IV-Stelle (enthält meistens auch Akten der Krankentaggeldversicherung) und der Unfallversicherung einholen. Darüber hinaus können wir Abklärungen bei Ihrem Arbeitgeber treffen.

Angaben zur sozialen Hilfe oder straf- und verwaltungsrechtlichen Sanktionen

Nehmen Sie Massnahmen der sozialen Hilfe in Anspruch oder läuft gegen Sie eine verwaltungsrechtliche oder strafrechtliche Sanktion, so erhalten wir diesbezügliche Angaben von dem Sozialamt, dem Betreibungsamt oder anderen zuständigen Behörden, sofern dies für uns relevant ist (Auszahlung einer Altersleistung ans Betreibungsamt oder ähnliches).

Sind Sie Mieter einer Liegenschaft, in unserem Portfolio, so haben Sie uns resp. unserem Auftragsbearbeiter (siehe («Dienstleister») bei Mietantritt einen Betreibungsregisterauszug zugestellt sowie sämtliche weiteren Angaben und Unterlagen auf dem Mietformular.

Kommunikationsdaten

Wenn Sie mit uns in Kontakt treten, bearbeiten wir Ihre Kommunikationsdaten (Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer etc.).

Diese Daten erhalten wir vorwiegend von Ihnen, können uns aber auch durch Dritte wie die Schweizerische Post (Adressaktualisierungen) oder durch Arbeitgeber und Vertragspartner bekanntgegeben werden.

Sonstige Daten

Angaben über Beziehungen zu Drittpersonen, die von der Datenbearbeitung mitbetroffen sind, gehören zu diesen Daten, z. B. Partnerschaft und Kinder bei Begünstigungserklärungen oder Kinderrenten.

Es kann vorkommen, dass wir Personendaten von Behörden und Ämtern aller Art erhalten (Arbeitslosenversicherung, Steuerbehörden, Ergänzungsleistungen etc.).

Darüber hinaus können wir für verschiedenen Prozesse Kenntnis von zivilrechtlichen Angelegenheiten erlangen (z.B. Grundbuchauszug, Testament, Scheidung). Diese Unterlagen erhalten wir jedoch ausschliesslich von Ihnen oder Ihren Nachkommen.

6. Treffen wir automatisierte Einzelentscheidungen?

Gemäss dem Datenschutzgesetz sind automatisierte, d.h rein computerbasierend und ohne Zutun eines Mitarbeiters erstellte Einzelentscheidungen zu kennzeichnen. Je nach Vorgang, können solch automatisierte Einzelfallentscheidungen in der beruflichen Vorsorge vorgenommen werden.

Diese werden von uns gekennzeichnet. Sie können bezüglich dieser automatisierten Einzelentscheidungen die Rechte gemäss Ziff. 11 geltend machen.

7. Wem werden Ihre Daten bekanntgegeben?

Unsere Mitarbeiter haben Zugriff auf Ihre Personendaten, soweit dies für den Bearbeitungszweck und die Tätigkeiten der betreffenden Mitarbeiter erforderlich ist. Die Mitarbeiter handeln nach Weisung und sind im Umgang mit Ihren Personendaten zur Vertraulichkeit und Verschwiegenheit verpflichtet.

Im Weiteren können folgende Institutionen Kenntnis von Ihren Daten erlangen:

Behörden und Ämter

Es kann vorkommen, dass wir Personendaten von Ihnen aufgrund gesetzlicher Pflichten an Behörden und Ämter weitergeben (Arbeitslosenversicherung, Ergänzungsleistungen, Sozialamt, Fachstelle bei Vernachlässigung der Unterhaltspflicht).

Gerichte

Bei sozialversicherungsrechtlichen Streitigkeiten oder familien- oder erbrechtlichen Streitigkeiten kann eine Datenbekanntgabe durch uns an das zuständige Gericht erforderlich sein.

Experte der beruflichen Vorsorge

Ihre Personendaten werden im Rahmen der gesetzlichen Pflicht an den Experten der beruflichen Vorsorge weitergegeben. Wer diese Tätigkeit für uns wahrnimmt, können Sie dem Jahresbericht entnehmen.

Revisionsstelle

Ihre Personendaten werden im Rahmen der gesetzlichen Pflicht auch an die Revisionsstelle weitergegeben. Wer diese Tätigkeit für uns wahrnimmt, können Sie dem Jahresbericht entnehmen.

Finanzielle Institutionen

Bei Eintritt/Austritt, WEF-Vorbezug, Leistungsausrichtungen etc. geben wir Personendaten an Banken, andere Pensionskassen sowie Freizügigkeitseinrichtungen weiter.

Dienstleister

Wir können Ihre Personendaten an Dritte weitergeben, wenn wir deren Dienstleistung in Anspruch nehmen wollen («Auftragsbearbeiter»). Dabei geht es vor allem um die folgenden Bereiche:

• Externe Verwaltung
• Anwalt/Rechtsberatung
• IT-Dienstleistungen
• Immobilienbewirtschaftung
• Asset- and Liabilitystudie (ALM)

Wir arbeiten vorwiegend mit Dienstleistern im Inland zusammen. Wir geben den Dienstleistern jeweils die für ihre Leistungen erforderlichen Daten bekannt und stellen durch unsere Auswahl und geeignete vertragliche Vereinbarungen sicher, dass der Datenschutz während der gesamten Bearbeitungszeit auch durch die Dienstleister eingehalten wird.

8. Werden Ihre Daten ins Ausland bekanntgegeben?

Grundsätzlich werden Ihre Personendaten von uns nicht ins Ausland bekanntgegeben, es sei denn, an Sie selbst.

Auch bei der Bearbeitung von Personendaten durch unsere Dienstleister gemäss Ziff. 7 sorgen wir grundsätzlich vertraglich dafür, dass Ihre Daten nicht ins Ausland bekannt gegeben werden.

Eine Übermittlung Ihrer Personendaten ins Ausland findet jedoch insbesondere dann statt, soweit es zur Ausführung Ihrer Aufträge erforderlich ist (z.B. Barauszahlung bei definitivem Verlassen der Schweiz), es gesetzlich vorgeschrieben ist, Sie Ihre Einwilligung erteilt haben oder berechtigte Interessen unsererseits bestehen. Die allfällige Übermittlung von Personendaten ins Ausland erfolgt gestützt auf hinreichende datenschutzrechtliche Garantien (insbesondere anerkannte Standarddatenschutzklauseln), soweit die Gesetzgebung des betreffenden Landes keinen angemessenen Schutz gewährleistet.

9. Wie lange werden Ihre Daten bearbeitet?

Wir speichern Ihre Daten so lange, wie es unsere Bearbeitungszwecke und vor allem die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erfordern.

• 10 Jahre nach Beendigung der Leistungspflicht, sofern Vorsorgeleistungen ausgerichtet werden;
• 10 Jahre nach der Überweisung der Austrittsleistung im Freizügigkeitsfall (Austritt);
• Bis zum Erreichen des 100. Altersjahres, falls mangels Geltendmachung durch Sie keine Vorsorgeleistungen ausgerichtet wurden.

Nach Ablauf der entsprechenden Fristen, löschen oder anonymisieren wir Ihre Personendaten.

10. Wie werden Ihre Daten geschützt?

Wir behandeln Ihre Daten vertraulich und treffen sowohl technische (Verschlüsselung, Pseudonymisierung, Protokollierung, Zugriffsbeschränkungen, regelmässige Backups etc.), als auch organisatorische (Weisung und Schulung von Mitarbeiter, Vertraulichkeitsvereinbarungen etc.) Sicherheitsmassnahmen, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Personendaten zu wahren und sie gegen unberechtigte oder unrechtmässige Bearbeitungen zu schützen.

11. Welche Rechte haben Sie?

Damit Sie die Kontrolle über Ihre Personendaten behalten, haben Sie im Zusammenhang mit der Datenbearbeitung durch uns verschiedene Rechte:

• das Recht, von uns Auskunft zu verlangen, ob und welche Daten wir von Ihnen bearbeiten;
• das Recht, dass wir Daten korrigieren, wenn sie unrichtig sind;
• das Recht, unserer Bearbeitung zu bestimmten Zwecken zu widersprechen und die Einschränkung oder Löschung von Daten zu verlangen, sofern wir nicht zur weiteren Bearbeitung verpflichtet oder berechtigt sind;
• das Recht, von uns die Herausgabe bestimmter Personendaten in einem gängigen elektronischen Format zu verlangen;
• das Recht, eine Einwilligung zu widerrufen, soweit unsere Bearbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht.

Wenn wir Sie über eine automatisierte Entscheidung informieren (Ziff. 6), haben Sie das Recht, eine Überprüfung der jeweiligen Entscheidung durch eine natürliche Person zu verlangen.

Beachten Sie bitte, dass für die Ausübung dieser Rechte bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein müssen und dass Ausnahmen oder Einschränkungen gelten können (z. B. zum Schutz von Dritten oder von Geschäftsgeheimnissen). Wir werden Sie ggf. entsprechend informieren.

12. Kann diese Datenschutzerklärung geändert werden?

Diese Datenschutzerklärung kann jederzeit angepasst werden. Sie werden von uns aktiv über allfällige Änderungen informiert.

Stand November 2023